قال تقرير شهر يوليو في شركة Vantage إن 81.2% من التدريب الإلزامي مكتمل. ووفق قواعد التدريب التي اعتمدتها الشركة نفسها، كانت النسبة 73.9%. والرقمان من بيانات نظام إدارة التعلّم (LMS) نفسها. ومن السهل أن تمرّ فجوة كهذه في تقارير نسبة إكمال التدريب، إذ لا يبدو في التقرير أي خطأ.
Vantage شركة وهمية فيها 1,200 موظف. بنيت قائمة موظفيها وتصديرات نظام التعلّم لعرض تجريبي، وفيها نوع المشكلات التي تظهر حين يلتقي تصدير LMS بقائمة الموظفين من الموارد البشرية. ثم أعدت بناء تقرير يوليو، وصحّحته قاعدةً بعد قاعدة.
من 81.2% إلى 73.9%، تصحيحًا بعد تصحيح
لم يكن التقرير اليدوي مهملًا، فقد عدّ ما يعرضه النظام. أما قواعد التدريب فتطرح سؤالًا آخر: من يحتاج هذه الدورة، وهل ما زال إكماله لها ساريًا اليوم؟
1. إخراج من غادروا الشركة: 80.8% (−0.4). عدّ التقرير كل حساب نشط في النظام، ومنها حسابات موظفين غادروا ولم تُعلَّق حساباتهم.
2. دمج الحسابات المكررة في شخص واحد: 82.5% (+1.7). لدى بعض الموظفين حسابان، أحدهما مثلًا ببريد شخصي. وعدّ التقرير كل حساب شخصًا، فبدا الحساب الثاني كأنه موظف لم يُكمل شيئًا.
3. الإكمالات المنتهية الصلاحية لم تعد تُحتسب: 71.7% (−10.8). عدّ التقرير الدورة مكتملة إذا أُكملت في أي وقت. ودورة السلامة من الحرائق تتجدّد كل 12 شهرًا، فالإكمال في يونيو 2024 انتهت صلاحيته في يونيو 2025.
4. قائمة الموارد البشرية تحدّد من يحتاج ماذا: 72.0% (+0.3). تعتمد القواعد القسم والمستوى الوظيفي من الموارد البشرية لا من النظام، ولا يُعدّ الموظف الجديد متأخرًا قبل انتهاء فترة السماح.
5. التهيئة بالعربية تُحتسب: 73.9% (+1.9). تهيئة السلامة في الموقع دورتان في النظام، واحدة بالإنجليزية وأخرى بالعربية. وعدّ التقرير الإنجليزية وحدها، فظهر 74 موظفًا أتمّوا التهيئة بالعربية كأنهم لم يتلقّوها.
الإكمالات المنتهية الصلاحية وحدها أكبر من الفجوة كلها. واثنان من التصحيحات رفعا النسبة ولم يخفّضاها. فالدرس ليس أن الرقم الحقيقي أقل دائمًا، بل أن أحدًا لم يكن يستطيع تفسير نسبة 81.2%.
والترتيب يتغيّر أيضًا
في التقرير اليدوي، تصدّرت الموارد البشرية والمالية، وجاءت العمليات في الأخير. ووفق القواعد، تتصدّر اللوجستيات وتأتي الموارد البشرية في الأخير، بنسبة 66.3% بدلًا من 87.2%.
في هذه البيانات، أكمل موظفو المكاتب دوراتهم مرة واحدة ولم يجدّدوها في موعدها، فكانوا الأكثر تأثرًا بانتهاء الصلاحية. وتراجعت أقسام المواقع أقل، لأن التهيئة بالعربية أعادت ما أخذه انتهاء الصلاحية. والمدير الذي يتابع الفرق وفق ترتيب يوليو كان سيلاحق الفرق الخطأ.
معظمها قرارات، لا مشكلات بيانات
انظر إلى التصحيحات الخمسة مرة أخرى. اثنان منها يخصّان السجلات: من غادروا، والحسابات المكررة. والثلاثة الأخرى قواعد: متى تنتهي صلاحية التدريب؟ من يحتاج أي دورة؟ هل تُحتسب النسخة العربية؟
كل قاعدة تحتاج إلى من يقرّرها، والأولى أن يقرّرها صاحب التدريب: السلامة أو الامتثال أو الموارد البشرية. خذ النسخة العربية مثلًا. رأيي أنها تُحتسب للمتطلب نفسه فقط حين تكون التدريب نفسه: المحتوى نفسه، والاختبار نفسه، ومستوى الصعوبة نفسه، والأهداف نفسها. لكن هذا قرار صاحب التدريب، لا قرار من يبني التقرير. وإن لم يُكتب القرار في مكان يستطيع صاحب التدريب قراءته والموافقة عليه، فإعدادات التقرير هي التي تقرّر، دون أن ينتبه أحد.
والنصف الآخر هو المطابقة. في العرض التجريبي، لم يكن بين النظام وقائمة الموارد البشرية رقم وظيفي سليم ومشترك. فطابقتُ كل حساب بالرقم الوظيفي أولًا، ثم بالبريد الإلكتروني، ثم بالاسم داخل القسم نفسه. والأسماء العربية تضيف صعوبة خاصة: في 120 حسابًا كُتب الاسم بالعربية في النظام، والاسم الواحد يُكتب بالإنجليزية بأكثر من صيغة، مثل Mohammad أو Mohammed أو Muhammad.
تطابق 1,283 حسابًا من 1,305 تلقائيًا، دون أي مطابقة خاطئة. وأُحيلت الحسابات الـ22 الباقية إلى الموارد البشرية لتقرّر فيها، لأن موظفَين في القسم نفسه يحملان الاسم نفسه. الاسم وحده لا يكفي أبدًا.
العرض الكامل، مع فيديو مدته 90 ثانية ونموذج للتقرير الشهري، في صفحة تقارير متابعة التدريب.
كيف تراجع نسبة إكمال التدريب في تقريرك
خذ آخر تقرير شهري، واسأل ستة أسئلة:
إذا لم يستطع التقرير الإجابة عن أحد هذه الأسئلة، فالرقم يعتمد على طريقة إعداد التقرير، لا على قاعدة وافق عليها أحد.
أخبرني كيف تُعَدّ أرقامك اليوم
أي LMS تستخدم، ومن أين تأتي قائمة الموظفين، ومن يطّلع على الأرقام الشهرية. وسأردّ عليك بما سيعرضه تقريرك وما يتطلبه الإعداد. لا حاجة إلى أي بيانات في هذه المرحلة.